יום שישי 14 במאי 1948 היה יום עבודה רגיל, בעיני רבקה בְּרָנוֹבֶר, מזכירתו של בן־גוריון: "הגעתי לעבודה, נאמר לי שבן־גוריון לא יגיע [...] [הביאו] את כתב היד שלו אליי, וכרגיל הדפסתי. הוא קיבל והחזיר אליי [...] עד שבשעה אחת וחצי בערך, כשלא היו יותר תיקונים, נגמר יום העבודה וחזרתי הביתה."

בעוד ברנובר מדפיסה את התיקונים האחרונים של מה שיהיה בעוד שעות ספורות מגילת העצמאות ולא מעלה על דעתה שהטקס קרוב כל כך, עמל הנגר, חנוך מנדלבאום, על הפיכת אולם מוזיאון תל־אביב להיכל העצמאות. "הביאו אותנו לתוך המוזיאון. התחלנו קודם כול לבנות את ההגבהה על הרצפה [...] לדפוק הכול עם מסמרים, ואז את השולחן. אחר כך הביאו בדים, וציפינו הכול עם בד [...]" גם מנדלבאום לא הרגיש צורך מיוחד להיות בטקס: "דיברו בזמן שעבדנו שם שזה בשביל הכרזת מדינת ישראל, ואפשר לבוא [לטקס], אבל צריך לקבל איזה כרטיס [...] אני לא לקחתי, גרתי רחוק, ברמת גן."

התזמורת הפילהרמונית זכתה ליחס מועדף: ארבעה ימים תמימים לפני הטקס היא קיבלה הודעה שעליה לאמן 40 נגנים לליווי שירת "התקווה" בסיום הטקס. בניגוד לה, המעצב והפרסומאי אוטו ואליש היה שמח מאוד לו ידע על הטקס ימים אחדים לפני קיומו העתידי, אלא שרק ביום חמישי בצוהריים הוטלה עליו המשימה הבלתי אפשרית: "עליך להכין [...] את האולם [...] לשם עריכת טקס הכרזת המדינה. סודי ביותר."

ואליש, שזה עתה סיים עבודה קדחתנית על סדרת הבולים הראשונה של המדינה העברית, שוב מצא את עצמו במרוץ נגד הזמן. הוא התרוצץ בין הנגרייה לאולם המוזיאון ובין משרדי "קרן היסוד" לבתי הדפוס, התווכח על רשימת המוזמנים, השיג תמונה של הרצל, שלח לכביסה שני דגלי ענק, החרים כיסאות מבית קפה סמוך ובחר קלף ודיו למגילה. שליחים מיוחדים חילקו במקביל את ההזמנות, וקהל החל להתאסף מחוץ לבניין.

החיפזון והצניעות שאפיינו את ההכנות לטקס הם ללא ספק חלק מסוד קסמו. "כל דברי הפאר המיותרים לא נחוצים גם היום [...] העיקר שזה בתוכי," אמרה ברנובר כעבור שנים ובדבריה שיקפה את אווירת הימים ההם.